W związku z przepisami działu nr 1a „Prosta spółka akcyjna” w tytule III Kodeksu Spółek Handlowych, które weszły w życie 01 lipca 2021 r. na podstawie ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zmianie ustawy - kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2019 r. poz. 1655), Krajowa Rada Notarialna postanowiła podjąć działania zmierzające do ujednolicenia praktyki prowadzenia przez notariuszy rejestru akcjonariuszy prostej spółki akcyjnej. W tym też celu Krajowa Rada Notarialna zleciła opracowanie i utworzenie platformy informatycznej udostępnionej w Systemie Rejestry Notarialne, służącej każdemu notariuszowi, będącemu użytkownikiem Systemu Rejestry Notarialne, do prowadzenia indywidualnych rejestrów akcjonariuszy.

 

Elektroniczny rejestr akcjonariuszy służy do rejestracji akcji spółki, co powinno nastąpić niezwłocznie po wpisie spółki do Krajowego Rejestru Sądowego albo wpisie nowej emisji akcji. Akcje mają jedynie formę zapisu elektronicznego - bez ich formy papierowej, co służy wzmocnieniu pewności i bezpieczeństwu obrotu.

Sama spółka nie może prowadzić rejestru akcjonariuszy, który musi być prowadzony przez wyspecjalizowany, zewnętrzny podmiot.  Rejestr akcjonariuszy prowadzi notariusz lub podmiot, który na podstawie ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi jest uprawniony do prowadzenia rachunków papierów wartościowych. Wyboru podmiotu prowadzącego rejestr akcjonariuszy prostej spółki akcyjnej dokonują akcjonariusze i w tym samym czasie rejestr akcjonariuszy dla spółki może prowadzić tylko jeden podmiot uprawniony.

Rejestr akcjonariuszy zawiera:

1) firmę, siedzibę i adres spółki;

2) oznaczenie sądu rejestrowego i numer, pod którym spółka jest wpisana do rejestru;

3) datę zarejestrowania spółki i emisji akcji;

4) serię i numer, rodzaj danej akcji i uprawnienia szczególne z akcji;

5) nazwisko i imię albo firmę (nazwę) akcjonariusza oraz adres jego zamieszkania albo siedziby albo inny adres do doręczeń albo adres do doręczeń elektronicznych, a także adres poczty elektronicznej, jeżeli akcjonariusz wyraził zgodę na komunikację w stosunkach ze spółką i podmiotem prowadzącym rejestr akcjonariuszy przy wykorzystaniu poczty elektronicznej;

6) na żądanie osoby mającej interes prawny - wpis o przejściu akcji lub praw zastawniczych na inną osobę albo o ustanowieniu na akcji ograniczonego prawa rzeczowego wraz z datą wpisu oraz wskazaniem nabywcy albo zastawnika lub użytkownika, adresu ich zamieszkania albo siedziby lub innych adresów do doręczeń albo adresów do doręczeń elektronicznych, a także adresu poczty elektronicznej, jeżeli osoby te wyraziły zgodę na komunikację w stosunkach ze spółką i podmiotem prowadzącym rejestr akcjonariuszy przy wykorzystaniu poczty elektronicznej oraz liczby, rodzaju, serii i numerów nabytych albo obciążonych akcji;

7) na żądanie zastawnika albo użytkownika - wpis, że przysługuje mu prawo wykonywania prawa głosu z obciążonej akcji;

8) na żądanie akcjonariusza - wpis o wykreśleniu obciążenia jego akcji ograniczonym prawem rzeczowym;

9) wzmiankę o tym, czy akcje zostały w całości pokryte;

10) ograniczenia co do rozporządzania akcją;

11) postanowienia umowy spółki o związanych z akcją obowiązkach wobec spółki;

12) dodatkowe informacje podlegające ujawnieniu, jeśli umowa spółki tak stanowi;

13) wzmianki o zajęciu praw majątkowych akcjonariusza.

Notariusz lub inny podmiot prowadzący rejestr akcjonariuszy, w zakresie prowadzonego rejestru akcjonariuszy jest instytucją obowiązaną w rozumieniu ustawy z dnia 01 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (AML). Brak możliwości zastosowania określonych w ustawie AML środków bezpieczeństwa finansowego stanowi przeszkodę wpisu, a w przypadku jej nie usunięcia powoduje odmowę wpisu do rejestru akcjonariuszy.

Wysokość maksymalnej stawki za prowadzenie rejestru akcjonariuszy u notariusza reguluje Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 czerwca 2004 r. w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej ze zmianami wprowadzonymi Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 marca 2021 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej.